Dalam dunia perdagangan internasional, proses pengiriman barang melibatkan berbagai pihak yang memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing. Salah satu pihak penting dalam proses ini adalah notify party, biasanya dikenal sebagai pihak kedua setelah Consignee.
Notify party memiliki hak diberitahu tentang adanya suatu pengiriman dan penerimaan barang export/import, mulai dari proses pengemasan hingga tiba di tujuan akhir. Mereka juga memastikan dokumen-dokumen yang diperlukan proses kepabeanan telah lengkap dan sesuai dengan ketentuan berlaku.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang apa itu notify party, peran pentingnya dalam pengiriman barang internasional, serta informasi penting yang harus diketahui terkait dengan pihak tersebut. Dengan pemahaman yang baik tentang ini, diharapkan proses pengiriman barang internasional dapat berjalan lancar dan efisien.
Apa itu Notify Party?
Notify party merupakan pihak yang dipilih dengan teliti oleh pengirim ataupun agen pengiriman guna menerima setiap informasi dan dokumen yang berkaitan dengan pengiriman barang internasional.
Sebagian besar waktu, entitas ini berada di negara penerima pengiriman, siap membantu dalam segala proses terkait dengan bea cukai dan pengambilan barang di pelabuhan. Melalui penetapan seorang yang andal, pengirim dapat memastikan bahwa komunikasi yang efektif dan efisien terjalin antara semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.
Notify party juga berperan sebagai bagian dari jaringan yang menghubungkan antara pengirim dan penerima, sehingga memastikan bahwa barang yang dikirim sampai tepat waktu dan dalam kondisi yang terbaik.
Keberadaan notify party juga memberikan jaminan akan terselenggaranya proses pengiriman barang internasional secara profesional dan tertib. Dengan adanya penyelenggara informasi dan dokumentasi yang handal seperti notify party, pengiriman barang internasional pun akan menjadi lebih transparan dan teratur.
Baca Juga: Certificate of Origin: Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya
Peran Notify Party
Sebagai pihak yang diinformasikan, mereka bertanggung jawab menerima pemberitahuan tentang kedatangan dan status pengiriman barang. Dengan koordinasi baik, notify party dapat memastikan bahwa informasi terkait pengiriman barang disampaikan dengan tepat waktu kepada pihak-pihak terkait, seperti pengirim, penerima, dan agen pengiriman.
Selain itu, notify party juga berperan dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan ketentuan perdagangan internasional yang berlaku. Dengan melakukan koordinasi dan komunikasi yang efektif, mereka membantu mengurangi risiko terkait pengiriman barang serta memastikan bahwa barang sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu.
Baca Juga: Cara Packing Dokumen Agar Aman Sampai Tujuan
Fungsi Notify Party
Fungsi utama notify party adalah sebagai pihak yang menerima pemberitahuan terkait pengiriman barang. Pemberitahuan ini bisa melalui jalur laut, udara, maupun darat. Selain itu, juga berperan memastikan kelancaran proses pengiriman dengan beberapa cara, melacak keberadaan barang dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Selain itu, notify party juga dapat berfungsi membantu mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang dengan mengetahui keberadaan dan status pengiriman. Jika ada hambatan atau keterlambatan, dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut (meskipun mungkin tidak bisa menyelesaikan masalah secara langsung).
Untuk menjaga kelancaran proses pengiriman, penting bagi nama dan alamat lengkap notify party tertulis dengan jelas di dalam dokumen-dokumen seperti:
- Bill Of Lading
- Packing List
- Commercial Invoice,
- dan COO.
Dalam beberapa kasus di mana notify party sama dengan consignee, cukup ditulis “SAME AS CONSIGNEE” untuk memudahkan identifikasi.
Singkatnya, notify party bertindak sebagai jembatan komunikasi antara pihak terkait dalam proses pengiriman barang. Mereka memastikan semua pihak mendapatkan informasi yang dibutuhkan agar proses pengiriman berjalan lancar dan efisien.
Contoh Penerapan Notify Party
Misalkan perusahaan Anda di Jakarta, Indonesia, ingin mengimpor mesin dari Jepang. Anda menggunakan perusahaan logistik (freight forwarder) yang berbasis di Singapura untuk menangani pengiriman.
Dalam skenario ini, berikut contoh penerapan notify party:
- Pengirim: Perusahaan di Jepang (pengekspor)
- Consignee: Perusahaan Anda di Jakarta (penerima barang)
- Notify Party: Perusahaan logistik di Singapura
Jalannya Proses:
- Perusahaan Jepang (pengirim) menyerahkan mesin ke perusahaan logistik di Singapura.
- Perusahaan logistik (berdasarkan kesepakatan) ditunjuk sebagai notify party.
- Saat kapal yang membawa mesin tersebut tiba di pelabuhan Jakarta, perusahaan pelayaran akan memberitahu perusahaan logistik di Singapura (notify party).
- Perusahaan logistik di Singapura kemudian segera menghubungi perusahaan Anda di Jakarta (consignee) untuk menginformasikan kedatangan mesin tersebut.
- Setelah menerima pemberitahuan, perusahaan Anda di Jakarta dapat memulai proses customs clearance dengan Bea Cukai menggunakan dokumen yang sebelumnya sudah diinformasikan oleh perusahaan logistik.
Perlu dicatat bahwa penunjukan notify party bisa bervariasi tergantung kesepakatan antara pengirim dan penerima barang. Terkadang, importir (perusahaan Anda) bisa saja ditunjuk langsung sehingga dihubungi langsung oleh perusahaan pelayaran saat barang tiba.
Tips Memilih Notify Party
Menyusun proses pengiriman barang internasional tidak hanya melibatkan pemilihan jasa pengiriman yang tepat, tetapi juga perlu memperhatikan pihak yang akan menjadi Notify Party.
1. Memilih yang terpercaya
Dalam memilih Notify Party, pastikan memilih yang terpercaya dan berpengalaman dalam proses pengiriman barang internasional. Berikan perhatian khusus terhadap reputasi dan kredibilitas mereka sebelum menunjuk mereka sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam menerima pemberitahuan dan dokumen terkait pengiriman.
2. Informasi lengkap
Berikan informasi yang lengkap dan akurat kepada agen pengiriman terkait perusahaan. Pastikan semua data seperti alamat, nomor telepon, dan alamat email diberikan dengan jelas agar proses komunikasi berjalan lancar dan efisien.
3. Komunikasi jelas
Komunikasi yang baik juga sangat penting dalam proses pengiriman barang internasional. Pastikan untuk selalu menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka terkait dengan dokumen dan pemberitahuan terkait pengiriman.
Jangan lupa menjaga kerahasiaan informasi yang sensitif. Berikan informasi yang hanya diperlukan untuk proses pengiriman dan hindari memberikan informasi yang tidak relevan atau sensitif.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, proses pengiriman barang internasional dapat berjalan dengan lancar dan efisien dengan bantuan dari Notify Party yang dipilih dengan cermat dan teliti. Semoga informasi ini bermanfaat dalam membuat keputusan yang tepat memilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Solusi Pengiriman Cargo Murah dan Terpercaya dengan RPM Express
Sedang mencari solusi pengiriman barang dalam jumlah besar untuk kebutuhan logistik Anda? Jangan khawatir, RPM Express siap membantu Anda. Sebagai jasa pengiriman cargo murah dan terpercaya, kami hadir untuk memenuhi kebutuhan pengiriman Anda dengan solusi lengkap yang efisien dan aman.
Dengan menggunakan layanan pengiriman cargo dari RPM Express, Anda akan merasakan keunggulan layanan yang mengutamakan kecepatan dan ketepatan waktu. Kami menyadari betapa berharganya setiap detik dalam bisnis Anda, oleh karena itu kami selalu berkomitmen untuk memberikan layanan yang tepat waktu dan efisien kepada pelanggan kami.
Selain itu, kami juga memberikan tarif terjangkau, sehingga Anda dapat menghemat biaya tanpa mengorbankan kualitas layanan yang kami berikan. Pengiriman barang tidak harus mahal untuk mendapatkan layanan berkualitas. Dengan RPM Express, Anda akan mendapatkan kualitas layanan tinggi dengan harga terjangkau.
